Kongressagentur
Individuelle Lösungen ganz auf Sie abgestimmt
Wenn Kongresse und Tagungen die erste Wahl fachlichen Austauschs sind, liegt das am innersten Bedürfnis und der hohen Produktivität des direkten Austauschs zwischen Menschen – und genau dies treibt uns an.
Seit über 30 Jahren organisieren wir medizinische und wissenschaftliche Kongresse und die begleitenden Industrieausstellungen – Veranstaltungen im In- und Ausland, mit 200 bis 10.000 Teilnehmer*innen.
Es sind somit mehrere hunderttausend Menschen, die wir beraten, betreut und umsorgt haben – eine Zahl, die uns ebenso stolz macht, wie die Tatsache, dass wir zu den führenden und innovativsten PCOs in Deutschland zählen.
Wir sind Teamplayer aus Überzeugung: unsere Projektleiter*innen suchen das intensive Gespräch mit den Veranstalter*innen und Kongresspräsidien gleichermaßen, wie mit den Kolleg*innen im eigenen Haus, die internen Fachbereiche wie Teilnehmerregistrierung, Referentenbetreuung, Ausstellung und Sponsoring, Technik, Eventdesign, IT oder Grafik und Onlinemarketing betreuen.
Sie wiederum wissen, dass letztlich das möglichst perfekte Umfeld für Referent*innen und Teilnehmer*innen den Erfolg einer Veranstaltung ausmachen. Wir leben das – und machen Kongresse zu Erlebnissen.
Unsere Leistungen
Abstract-, Programm- & Referentenmanagement
Die wissenschaftliche Programmplanung steht bei uns im Mittelpunkt.
Wir stellen eine individuell konfigurierbare Online-Plattform für die Beitrags- und Sitzungseinreichung sowie deren Bewertung zur Verfügung. Wir unterstützen die Veranstalter*innen bei der Erstellung des wissenschaftlichen Programms und prüfen die Raum- und Sitzungspläne auf Kongruenz und Redundanz.
Unsere erfahrenen Kolleg*innen des Scientific Programme Management Teams übernehmen die komplette Korrespondenz mit Ihren Referent*innen, kümmern sich dabei engagiert um alle Belange vom Einladungs- und Vertragsmanagement über die Reiseorganisation und Vortragsvorbereitung bis hin zur Reisekostenabrechnung.
Teilnehmermanagement
Zufriedene Teilnehmer*innen sind unser Anspruch.
Unsere Online Plattform ist individuell auf die Veranstaltung konfigurierbar und intuitiv. Das Registrierungssystem bedient komplexe Anforderungen inkl. Mitgliederlogin und CME-Punkte-Verwaltung und bietet den Veranstaltern über ein Dashboard die Möglichkeit 24/7 den aktuellen Anmeldestand im Blick zu behalten.
Unsere Expert*innen im Team Hospitality unterstützen bei der Hotelauswahl, -kontigentierung und Vertragsgestaltung. Auf Wunsch übernehmen wir die Zimmervermittlung für Teilnehmer*innen und Referent*innen, organisieren Transfers und die Einbindung von ÖPNV Tickets anderen nachhaltigen Anreiseangeboten.
Kreation & Konzeption
Wir schaffen Erlebnisse, die in Erinnerung bleiben. Auf Basis der Wünsche unserer Kund*innen erstellen wir kreative Konzepte für die gesamte Veranstaltung. Dabei haben wir nicht nur den Blick auf den Social Events sondern unterstützen auch bei der didaktischen Ausgestaltung von Vorträgen und Sessions. Denn Dramaturgie entscheidet über den Erfolg der Veranstaltung. Ablauf, Programmgestaltung, Veranstaltungsformate, Dekoration, Catering – Ziel ist es, eine einprägsame und nachhaltige Veranstaltung zu gestalten.
Grafik & Onlinekommunikation
Wir visualisieren Veranstaltungen. Mit unseren Medienfachleuten und Grafiker*innen übernehmen wir die komplette Kommunikation der Veranstaltung. Von der Entwicklung eines Kongress-CDs nach den Vorgaben der Kund*innen über die Webseitengestaltung bis hin zum gezielten Onlinemarketing gestalten wir den kompletten Außenauftritt der Veranstaltung in allen Facetten.
Aussteller- & Sponsorenakquise
Individuelle Sponsoringkonzepte sind maßgeblich für den finanziellen Erfolg jeder Veranstaltung. Die gezielte Ansprache potentieller Industriepartner ist ein wichtiger Grundstein für die gesamte Finanzplanung.
Durch unsere langjährige Erfahrung bei der Ausrichtung und Durchführung medizinischer und wissenschaftlicher Kongresse verfügen wir nicht nur über sehr gute Kontakte in der Industrie, sondern auch über das notwendige Know-how rundum Kodizes und Vorgaben von der FSA bis zum HWG.
Technik- & Medienmanagement
Wissen inszenieren und damit Begeisterung auslösen. Neben neuester Kongresstechnik bieten wir alles, was den Kongress zu einem medialen Ereignis macht – die Möglichkeiten sind vielfältig.
- Medienmanagement
- CME- / Zutrittskontrolle
- Live-Übertragung
- On-Demand
- Kongress-Apps
- Pulls & Polls
Finanzplanung
Wir bieten die nötigen Rahmenbedingungen für eine reibungslose wirtschaftliche Abwicklung – von der Finanzierung über die Betrachtung steuerlicher Aspekte bis hin zum Abschluss sinnvoller Versicherungen.
Bei der steuerlichen Bewertung von Medizinkongressen im Hinblick auf Compliance-Richtlinien und die Auswirkungen der verschiedenen Kodizes auf die Sponsorentätigkeiten der Industriepartner*innen beraten wir Sie gerne ausführlich.
Referenzen
Anstehende Kongresse
59. Diabetes Kongress
European Academy Of Childhood Disability (EACD)/International Alliance of Academies of Childhood Disability (IAACD) 2025
Hauptstadtkongress Medizin und Gesundheit 2025
Deutscher Schmerzkongress 2025
Kundenstimmen
Ihre Ansprechpartner:innen
Lorena Aydin
Roman Kopf
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